Toeterdonk vzw
- Dit huishoudelijk reglement (HR) is een aanvulling van de statuten volgens art.9.
- Dit huishoudelijk reglement werd goedgekeurd door de algemene vergadering op 5/12/2014.
- Gewijzigd op de A.V. van 20/5/2016 naar aanleiding van de beslissing om een vzw op te richten.
- Gewijzigd op de A.V. van 20/04/2018.
1 Leden
1.1 Toeterdonk is lid van VLAMO
1.2 Leden die jonger zijn dan 18 jaar of die nog voltijds studeren betalen geen lidgeld maar bevestigen wel elk jaar hun lidmaatschap bij het bestuur (bij voorkeur aan de secretaris). Het lidgeld voor de andere leden wordt in overeenstemming met art. 3 van de statuten jaarlijks vastgelegd door de algemene vergadering.
1.3 Elk lid-muzikant en elke muzikant die occasioneel meespeelt om de groep te versterken of een afwezig lid te vervangen, is verzekerd via VLAMO . Hiertoe worden zij door de secretaris toegevoegd op de ledenlijst van Toeterdonk die bij VLAMO wordt ingediend. De ledenbijdrage aan VLAMO wordt betaald door Toeterdonk.
1.4 Elk helpend lid en elke vrijwilliger die zich inzet tijdens de activiteiten van Toeterdonk is verzekerd via VLAMO . Hiertoe worden zij door de secretaris toegevoegd op de ledenlijst van Toeterdonk die bij VLAMO wordt ingediend. De ledenbijdrage aan VLAMO wordt betaald door Toeterdonk.
1.5 De leden ontvangen geen dividend of ander voordeel vanuit hun lidmaatschap. Kosten gemaakt voor de vereniging worden terugbetaald via onkostenvergoeding. De leden hebben geen deel in het vermogen van de vereniging, hebben geen recht op een aandeel in de behaalde winsten en kunnen geen opbrengsten halen uit de vereniging waardoor zij zich individueel verrijken.
2 Afspraken en verplichtingen, muziekinstrumenten en korpsuitrusting
2.1 In de repetitieruimte zijn alle leden, zowel spelende als niet spelende leden eerbied en gehoorzaamheid verschuldigd aan de dirigent(e) of zijn plaatsvervanger(ster).
2.2 Het is verboden te vloeken of te schelden, met elkaar te twisten of andere leden te beledigen, of door onverantwoorde uitspraken de vereniging in diskrediet te brengen.
2.3 Roken tijdens de repetitie is verboden.
2.4 Het overeengekomen uniform dient gedragen te worden bij de concerten en optredens. Afwijkingen daarop zijn mogelijk, maar dan zal dit voorafgaandelijk verwittigd worden.
2.5 Het uniform is zwart met een rode toets. Dit wil zeggen: zwarte broek, rok, kleed, hemd, blouse,… met een rode das, sjaal, roos, oorbellen, kousen, bretellen of ander accent. De muzikant kan dit vrij invullen. Ook een rood hemd is mogelijk.
2.6 Van de muzikanten wordt verwacht dat zij hun aan- of afwezigheden vooraf melden aan dirigent en/of bestuur, zodat de vereniging niet voor verrassingen komt te staan en de dirigent in de mogelijkheid is om bij de keuze van de muziekstukken rekening te houden met de aanwezigen. Het bestuur kan een lid aanduiden dat de verontschuldigingen en afmeldingen noteert en centraliseert en die tevens de aanwezigheden bijhoudt.
2.7 Het bestuur kan één van de bestuursleden aanstellen als verantwoordelijke voor ledenwerking.
2.8 Indien een lid zich slecht gedraagt waardoor hij of zij onwaardig is deel te blijven uitmaken van de vereniging of wanneer een lid systematisch of moedwillig de regels van de vereniging overtreedt, dan kan de Raad van Bestuur voorstellen het lid uit te sluiten van verder lidmaatschap. Alleen de Algemene Vergadering is bevoegd om een lid effectief uit te sluiten, zie art. 9 van de statuten.
2.9 Alle leden die een muziekinstrument en / of korpsuitrusting hebben ontvangen van de vereniging, zijn daarvoor verantwoordelijk en beheren deze als een goede huisvader. Zij kunnen daarop geen enkele aanspraak maken. Het bestuur kan verzoeken de eigendommen onmiddellijk en in onberispelijke staat in te leveren. Indien een muzikant een instrument ter beschikking heeft gekregen van een andere muzikant, dan gelden dezelfde regels.
2.10 Bij overlijden of indien het lid geen deel meer uitmaakt van de vereniging moet de familie of de betrokkene de eigendommen van de vereniging binnen de maand en in goede staat terugbezorgen.
2.11 Muzikanten die een instrument lenen van de vereniging of van een andere muzikant betalen hiervoor een vergoeding. De vergoeding voor instrumenten van Toeterdonk bedraagt 60 € per jaar. Indien een muzikant een instrument leent van een andere muzikant en er geen specifieke afspraken zijn gemaakt i.v.m. vergoeding of huur, dan gelden dezelfde afspraken als voor instrumenten van de vereniging.
3 De algemene vergadering (AV)
3.1 De afspraken in dit hoofdstuk zijn een aanvulling en verduidelijking van de artikels 8, 9 en 10 van de statuten.
3.2 Elk lid kan zich laten vertegenwoordigen door een ander lid. Dit kan door een schriftelijke volmacht te geven aan een ander lid waarin duidelijk staat vermeld “ik verleen volmacht aan …. (naam ander lid) voor de beraadslaging en eventuele stemmingen tijdens de algemene vergadering van …/…/… (datum van de A.V.)”. Een e-mail geldt ook als schriftelijke verklaring. Bij voorkeur (geen verplichting) meldt het lid dat zich laat vertegenwoordigen dit op voorhand aan de voorzitter vergezeld van zijn/haar verontschuldiging voor de vergadering. Het lid dat de volmacht heeft ontvangen, neemt het bewijsstuk hiervoor mee naar de vergadering.
3.3 Elk lid kan maximaal 1 volmacht dragen.
3.4 Volmachten worden voor de opening van de algemene vergadering overhandigd aan de voorzitter van de vergadering.
3.5 De besluiten van de AV worden genomen bij gewone meerderheid, dit is de helft van de aanwezige en vertegenwoordigde leden plus 1 (zie art. 8 van de statuten). De besluiten waarbij een bijzondere meerderheid vereist is en/of waarbij andere bijkomende voorwaarden gelden, worden vastgelegd door de wet van 27 juni 1921. Voor de duidelijkheid worden deze hier opgesomd:
- Wijziging van statuten:
- de voorgestelde wijzigingen moeten vermeld worden bij de dagorde;
- minstens 2/3 van de leden moet aanwezig of vertegenwoordigd zijn;
- goedkeuring bij 2/3 meerderheid, behalve voor de wijziging van het doel van de vereniging waarvoor een 4/5 meerderheid is vereist.
- Ontbinden van de vereniging:
- Het ontbinden van de vereniging kan slechts beslist worden wanneer 2/3 van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
- Het besluit wordt aanvaard bij een 4/5 meerderheid.
- Uitsluiting van een lid
- 2/3 meerderheid vereist
4 De raad van bestuur (RvB)
4.1 Naast de verkozen bestuursleden maakt de dirigent deel uit van het bestuur: hij/zij neemt deel aan de beraadslagingen en de beslissingen. Hij kan echter de vereniging niet vertegenwoordigen of binden naar derden.
4.2 Het mandaat van een bestuurder duurt maximum 3 jaar. Om de 3 jaar worden er bestuursverkiezingen gehouden. De Algemene Vergadering kan beslissen om verkiezingen te organiseren vooraleer de 3 jaar om zijn. Elk bestuurslid is herverkiesbaar.
4.3 Een bestuurslid dat ontslag wenst te nemen voor het verstrijken van zijn/haar mandaat van 3 jaar, moet dit schriftelijk (of per e-mail) melden aan de raad van bestuur. De Raad van Bestuur roept een bijzondere algemene vergadering samen om een nieuw bestuurslid aan te duiden. Indien er een gewone algemene vergadering gepland is minder dan 3 maanden na het ontslag van een bestuurslid, dan hoeft er geen bijzonder AV bijeengeroepen te worden.
4.4 Indien een bestuurslid gedurende meer dan 3 maanden afwezig is op de activiteiten en bestuursvergaderingen van de vereniging zonder dat hiervoor een aanvaardbare reden werd gegeven, dan kan de raad van bestuur aan de algemene vergadering voorstellen om dit bestuurslid zijn mandaat te ontnemen en een nieuw bestuurslid te benoemen.
4.5 De raad van bestuur werkt als college, d.w.z. dat alle besluiten door de volledige bestuursraad worden genomen. Er wordt gestreefd naar consensus. Indien geen consensus wordt bereikt, kan er gestemd worden waarbij elk bestuurslid inclusief de dirigent 1 stem heeft. Er wordt beslist bij gewone meerderheid. Een individueel bestuurslid mag geen beslissingen nemen of de vereniging binden zonder overleg met en goedkeuring van de RvB.
4.6 De RvB stelt onder haar leden volgende functies aan: voorzitter, secretaris en penningmeester (schatbewaarder). Deze functies zijn niet cumuleerbaar.
4.7 Indien de RvB meer dan 3 leden telt, kan zij bijkomende functies creëren en hier bestuursleden voor aanduiden (niet-limitatieve lijst): ondervoorzitter, verantwoordelijke ledenwerking, verantwoordelijke concerten, verantwoordelijke opleiding, verantwoordelijke activiteiten, materiaalmeester,…
4.8 Korte beschrijving van de functies:
1° de voorzitter leidt de vergaderingen van de RvB en de AV. Hij/zij waakt over de visie en doelstellingen van de vereniging. Hij/zij brengt minstens jaarlijks verslag uit aan de leden over de werking van de vereniging.
2° de secretaris houdt de notulen bij van de RvB en de AV. Hij verspreidt de agenda en verslagen naar de leden, houdt de registers bij, verzorgt de administratieve taken naar gemeente, VLAMO en andere organisaties.
3° de penningmeester bewaakt de financiën van de vereniging. Hij houdt de stand van de kas en rekeningen bij, bereidt de begroting en de rekening voor en geeft hierover verslag aan de RvB en de AV. De penningmeester voert in opdracht van het bestuur alle financiële verrichtingen uit en waakt erover dat de vereniging haar financiële verplichtingen naar derden en leden toe nakomt.
4° de ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Het ondervoorzitterschap is niet cumuleerbaar met één van bovenstaande functies, maar wel combineerbaar met andere functies binnen het bestuur.
4.9 De raad van bestuur kan taken delegeren naar werkgroepen samengesteld uit geïnteresseerde en geëngageerde leden. Zij blijft echter eindverantwoordelijke voor het dagelijks bestuur van de vereniging. De taken en verantwoordelijkheden vermeld onder 1°, 2° en 3° hierboven zijn exclusief toegewezen aan de RvB.
4.10 Minstens de helft van de bestuursleden moet aanwezig zijn om geldig te kunnen vergaderen.
5 De dirigent – aanstelling
5.1 De dirigent wordt aangesteld door de RvB. De RvB pleegt hierover vooraf overleg met de leden-muzikanten, maar kan zelf de nodige stappen ondernemen.
5.2 Voor het aanstellen van een tijdelijke dirigent wanneer de dirigent verhinderd is, neemt de RvB de nodige maatregelen om de werking van de vereniging te verzekeren.
5.3 Het aanstellen van een dirigent gebeurt door het uitschrijven van een kandidatuur. Van de kandidaat wordt verwacht dat hij/zij minstens zijn/haar Curriculum Vitae en voorwaarden bezorgt aan het bestuur.
5.4 De A.V. kan in haar huisregels nadere bepalingen opnemen betreffende de keuze en aanstelling van een dirigent; of kan deze nadere bepalingen vastleggen tijdens haar beraadslagingen.
5.5 Het beëindigen van de overeenkomst dient schriftelijk te gebeuren en kan door beide partijen.
6 De dirigent – taken
6.1 De dirigent heeft de artistieke leiding van de fanfare. Hij/zij leidt de repetities en bereidt deze voor. Hij/zij waakt over het muzikale niveau en de vorderingen die de vereniging maakt, zonder echter leden-muzikanten uit te sluiten. Hij/zij beslist over de bezetting (verdeling stemmen binnen een sectie). Hij/zij beoordeelt of een muzikant voldoende instrumentbeheersing bezit om aan concerten deel te nemen.
6.2 Bij de keuze van programma en muziekstukken houdt hij/zij rekening met de aanwezige muzikanten (aantal, bezetting en niveau) en pleegt hij/zij overleg met de RvB.
6.3 De dirigent streeft naar een goede mix van uitdagende ‘serieuze’ fanfaremuziek, plezante stukken en feestmuziek met afwisseling in genre en niveau, rekening houdend met de inbreng en het niveau van de muzikanten en de aard van de optredens en concerten.
6.4 Hij/zij engageert zich om het (jaar)programma en de doelstellingen van de vereniging mee te helpen realiseren. Hij/zij aanvaardt om de visie van de vereniging te respecteren.
7 Bestuursverkiezingen
7.1 De afspraken in dit hoofdstuk zijn een aanvulling en verduidelijking van de artikels 9, 10 en 11 van de statuten.
7.2 Bestuursverkiezingen worden georganiseerd tijdens een algemene vergadering. Alle leden worden bij de uitnodiging van deze vergadering op de hoogte gesteld dat er verkiezingen zullen gehouden worden.
7.3 Alle stemgerechtigde leden van de vereniging die meerderjarig zijn (>=18 jaar), zijn automatisch kandidaat bestuurslid. Zij mogen vooraf kenbaar maken of ze al of niet geïnteresseerd zijn in een mandaat, maar zijn dit niet verplicht. Ook leden die te kennen geven dat ze liever geen bestuurslid worden, blijven op de stembrief staan. Leden die toetreden tot de vereniging nadat de uitnodigingen zijn verstuurd (8 kalenderdagen voor de A.V.) kunnen (om praktische redenen) geen kandidaat zijn. Zij hebben wel stemrecht.
7.4 De stemming is geheim en schriftelijk. De uittredende raad van bestuur maakt stembrieven op waarop in overeenstemming met de statuten en dit HR alle kandidaten staan vermeld. Elk lid deponeert na stemming zijn/haar stembrief dubbelgevouwen in een stembus.
7.5 De algemene vergadering heeft het aantal bestuursleden (zonder dirigent) vastgesteld op 6.
7.6 Elk lid kan maximaal 6 kandidaten aanduiden als zijn/haar voorkeur door het bolletje voor de naam te kleuren.
7.7 De algemene vergadering stelt een telbureau samen van 3 personen. Deze tellen het aantal voorkeurstemmen per kandidaat en maken een rangschikking op.
7.8 Na bekendmaking van de rangschikking en het aantal voorkeursstemmen van de eerste 7 kandidaten, kan elke verkozen kandidaat beslissen of hij/zij het mandaat aanvaardt of niet. De A.V. kan – indien een verkozen kandidaat hierom verzoekt – maximaal 1 week bedenktijd toestaan.
7.9 Indien één of meer van deze kandidaten het mandaat niet wenst op te nemen, dan worden de volgende kandidaten in volgorde van aantal voorkeursstemmen gevraagd of zij bestuurslid willen worden.
7.10 Onverenigbaarheden: er kunnen geen 2 bestuursleden die familie van elkaar zijn tot de tweede graad in de raad van bestuur zetelen (uitzondering = dirigent). Familie van de tweede graad = partner of echtgenoot, (schoon)ouders, (schoon)kinderen, broers en zussen
7.11 Wanneer de raad van bestuur op bovenvermelde wijze is samengesteld, wordt deze als geheel ter instemming van de algemene vergadering voorgelegd. Indien meer dan de helft van de leden de raad van bestuur verwerpt, dan moet de stemming opnieuw georganiseerd worden.
7.12 Opmerking: het gemeentelijk reglement van Haacht i.v.m. de erkenning van culturele verenigingen bepaalt dat minstens de helft van de bestuursleden van een vereniging in de gemeente Haacht moeten wonen om erkend te kunnen worden en subsidies te ontvangen.