Privacyverklaring Toeterdonk vzw


Versie 19/05/2018

Toeterdonk vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Toeterdonk vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Toeterdonk vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Toeterdonk vzw
Grootveld 2, 3150 Haacht (Wespelaar)
info@toeterdonk.be

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Toeterdonk vzw verwerkt de persoonsgegevens van

  • de leden van de vereniging
  • vrijwilligers die helpen bij de organisatie van onze activiteiten
  • muzikanten die ons occasioneel versterken tijdens een concert
  • fans van Toeterdonk vzw, dit zijn personen die reeds zijn komen luisteren naar één van onze concerten of die deelgenomen hebben aan een andere activiteit zoals bvb. een eetdag.

A. Leden, vrijwilligers en muzikanten die ons occasioneel versterken

A.1. Welke gegevens verzamelen wij en voor welk doel?

Uw persoonsgegevens worden door Toeterdonk vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • wij zijn verplicht een ledenregister bij te houden (contractuele basis)
  • wij zijn verplicht om onze leden, onze vrijwilligers en de muzikanten die onze groep occasioneel versterken te verzekeren (ongevallen en B.A.) (contractuele basis)
  • wij wensen onze leden regelmatig te informeren over onze planning, activiteiten en werking. We doen dit door het vesturen van een nieuwsbrief en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Wij wensen op een vlotte en efficiënte manier te communiceren met onze leden, vrijwilligers en muzikanten om onze werking te verzekeren en praktisch te organiseren (gerechtvaardigd belang)
  • Wij wensen via diverse publicaties en sociale media een beeld te geven van onze vereniging en publiciteit te maken voor onze concerten en andere activiteiten. Tevens willen we nieuwe leden en muzikanten aantrekken (gerechtvaardigd belang)

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en bewaren:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geboortedatum en-plaats, telefoonnummer, e-mail-adres, nationaliteit
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer en/of Rijksregisternummer
  • Gegevens i.v.m. onze werking: instrument(en), type verzekering die we hebben afgesloten, statuut (werkend lid – toegetreden lid – muzikant – vrijwilliger)

Het ledenregister van Toeterdonk vzw dat al de werkende leden vermeldt, wordt op papier bewaard op de zetel van de vereniging. Deze ledenlijst is ter inzage van de leden. Verder kunnen overheidsinstanties deze ledenlijst inkijken of opvragen volgens de bepalingen van de wet op de vzw’s. Op deze lijst staan geen telefoonnummers of e-mailadressen.

Foto’s, video’s en geluidsopnames: tijdens onze concerten en activiteiten worden foto’s, video’s en geluidsopnames gemaakt. Foto’s worden gebruikt in gedrukte en digitale media zoals: folders, affiches, website, facebookpagina, … (niet limitatieve lijst). Leden en muzikanten aanvaarden dat foto’s, video’s en geluidsopnames van concerten worden genomen en gebruikt. Leden, vrijwilligers en muzikanten kunnen verzoeken om geen foto’s, video’s en geluidsopnames van andere activiteiten dan concerten of muzikale optredens waarop ze herkenbaar zijn te gebruiken voor publicaties. Toeterdonk vzw zal dit verzoek dan respecteren. Foto’s, video’s en geluidsopnames genomen tijdens andere activiteiten dan een concert of muzikaal optreden zullen eerst ter goedkeuring voorgelegd worden aan de betrokken leden, vrijwilligers of muzikanten alvorens deze te publiceren.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger

A.2. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
  • het verzorgen van IT-infrastructuur
  • Toeterdonk vzw is lid van VLAMO en doet ook op VLAMO beroep voor het afsluiten van de verzekeringspolissen. De leden, vrijwilligers en muzikanten worden met hun persoonsgegevens ingeschreven op de ledenlijst van Toeterdonk vzw bij VLAMO. VLAMO vzw voldoet aan de GDPR regelgeving: https://www.vlamo.be/privacy
  • de gegevens van de bestuurders worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad (wet op de vzw’s)

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

A.3. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

A.4. Bewaartermijn

Toeterdonk vzw bewaart persoonsgegevens tot maximaal 5 jaar na laatste gebruik voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (behalve indien op grond van de wet langer is vereist).

B. Fans

B.1. Welke gegevens verzamelen wij en voor welk doel?

Uw persoonsgegevens worden door Toeterdonk vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Wij wensen onze trouwe fans op de hoogte te houden van onze activiteiten en concerten via directe communicatie (via e-mail) (onderlinge toestemming)
  • We verkopen tickets voor onze concerten via onze website, e-mail of een digitaal platform (onderlinge toestemming)
  • We geven de mogelijkheid om in te schrijven voor onze activiteiten (zoals bvb. eetdag) via e-mail (onderlinge toestemming)

Voor de bovenstaande doelstellingen bewaren wij de volgende persoonsgegevens van u: naam, voornaam, e-mail-adres.

Via deze gegevens kunnen we de verkoop van tickets of de inschrijvingen van bvb. een eetdag bijhouden en correct verwerken.

Fans die via het bestellen van tickets, het inschrijven voor een activiteit of het invullen van een informatieblaadje (niet-limitatieve lijst) hun naam en e-mailadres hebben gegeven, krijgen een uitnodiging voor onze concerten of andere activiteiten ge-e-maild.  Toeterdonk vzw vermeldt expliciet op deze berichten de mogelijkheid om zich uit te schrijven van deze lijst. Wie hierom verzoekt wordt onmiddellijk geschrapt en de persoonsgegevens worden net langer bijgehouden.

Foto’s, video’s: tijdens concerten en andere activiteiten worden foto’s en video’s gemaakt. Het gebeurt dat ook personen uit het publiek hierop herkenbaar staan.

B.2. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internet omgeving (email, ticketverkoop). Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Om het verspreiden van persoonsgegevens te vermijden, worden alle e-mail-adressen van fans in BCC gezet.

B.3. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

B.4. Bewaartermijn

Toeterdonk vzw bewaart persoonsgegevens tot maximaal 2 jaar na laatste gebruik voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (behalve indien op grond van de wet langer is vereist).

C. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Toeterdonk vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; dit zijn de bestuursleden en eventueel de verantwoordelijke(n) voor communicatie. Al deze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten

D. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

E. Wijziging privacy statement

Toeterdonk vzw kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.